Entente sur le traitement des données
1. Portée
La présente entente sur le traitement des données (l’« Entente ») complète les conditions d’utilisation d’UnifyDesk et s’applique lorsque Mirage Informatique Inc. (« UnifyDesk », « nous ») traite des Données personnelles pour le compte du Client (le « responsable du traitement ») à titre de sous-traitant au sens des lois applicables en matière de protection des données.
2. Définitions
Données personnelles : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, au sens de l’article 4(1) du RGPD.
Traitement : toute opération effectuée sur des Données personnelles, notamment la collecte, la conservation, la modification, l’extraction et la suppression.
3. Finalité du traitement
UnifyDesk traite les Données personnelles uniquement sur les instructions documentées du Client, afin de fournir le Service, notamment la gestion des contacts, des conversations, des documents et des factures. Les membres du personnel autorisés à traiter des Données personnelles sont tenus à des obligations de confidentialité.
4. Catégories de données
- Coordonnées (noms, adresses courriel, numéros de téléphone)
- Contenu des communications (courriels, messages de conversation)
- Dossiers d’affaires (factures, contrats, données de projet)
- Métadonnées de compte (profils d’utilisateur, journaux d’activité)
5. Sous-traitants ultérieurs
Les services ci-dessous reçoivent des données selon leur configuration. Les connexions de courriel, d’agenda, de comptabilité et de traduction doivent être configurées par l’organisation. La surveillance dépend des paramètres de déploiement; l’analyse facultative du produit requiert le consentement de l’utilisateur.
- Infrastructure infonuagique - le serveur d’UnifyDesk est hébergé par OVHcloud au Canada. UnifyDesk exploite l’application, la base de données, le stockage des fichiers et le courriel système sur ce serveur.
- Surveillance (facultative) - rapports d’erreurs lorsque la surveillance est configurée
- Paiements (facultatifs) - Stripe, pour la facturation des abonnements ou le paiement des factures de vos clients au moyen d’un compte Stripe connecté; reçoit les renseignements de facturation et les opérations de paiement
- Fournisseurs de courriel et d’agenda (facultatifs) - Microsoft 365 ou Google Workspace, lorsqu’une boîte aux lettres ou un agenda est connecté; le contenu des messages et les données d’agenda circulent entre UnifyDesk et le fournisseur
- Comptabilité (facultative) - QuickBooks ou Xero, lorsque votre organisation connecte une intégration comptable; reçoit les données de factures, de clients et de paiements
- Messagerie et traduction (facultatives) - messages de canaux Microsoft Teams et synchronisation de projets de traduction Phrase (Memsource), lorsqu’ils sont connectés
- Fournisseurs d’IA (facultatifs) - Anthropic ou OpenAI, seulement pour les espaces de travail dont un administrateur active les fonctions d’IA et accepte l’avis sur le traitement des données par l’IA, avec la clé d’API de l’organisation, sous son propre compte et selon ses conditions avec le fournisseur; reçoivent la conversation, son contact et son entreprise, et les articles de la base de connaissances de l’espace de travail nécessaires à une suggestion, jamais les pièces jointes
- Analyse du produit (facultative) - analyse des événements d’utilisation, active seulement après que l’utilisateur a accepté la bannière de consentement aux cookies
Nous informerons le Client au moins 30 jours avant d’ajouter ou de remplacer un sous-traitant ultérieur et lui donnerons la possibilité de s’y opposer. Pour toute question sur les services connectés à votre organisation, écrivez à support@unifydesk.app.
6. Mesures de sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment :
- Chiffrement des identifiants d’intégration stockés
- Chiffrement TLS en transit
- Sécurité au niveau des lignes pour l’isolation des données multilocataires
- Contrôles d’accès fondés sur les rôles
- Autorisations d’espace de travail vérifiées par le serveur
- Révocation des sessions et contrôles d’authentification multifacteur
Nous aviserons le Client de toute violation de Données personnelles dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance.
7. Droits des personnes concernées
Nous aidons le Client à répondre aux demandes des personnes qui exercent leurs droits en matière de protection des données. Les propriétaires de l’organisation peuvent demander l’exportation des données et la suppression de l’organisation dans Paramètres → Confidentialité et données. Envoyez vos demandes relatives à la protection des renseignements personnels à support@unifydesk.app.
8. Transferts de données
Les données des clients sont hébergées au Canada, chez OVHcloud, à Beauharnois (Québec). Pour les clients de l’Union européenne et du Royaume-Uni, le Canada bénéficie d’une décision d’adéquation de l’Union européenne pour les organisations assujetties à la LPRPDE.
Les sous-traitants ultérieurs situés hors du Canada et de l’Union européenne, comme Stripe pour les paiements et les fournisseurs d’IA facultatifs (États-Unis), sont encadrés par les clauses contractuelles types de l’Union européenne et l’addenda du Royaume-Uni, que la présente Entente intègre par renvoi. L’article 5 énumère les sous-traitants ultérieurs. Les fournisseurs de courriel, de paiement et de comptabilité connectés traitent des données pour les fonctions activées. Pour toute question sur les lieux de traitement, écrivez à support@unifydesk.app.
9. Droits d’audit
Nous mettons à la disposition du Client les renseignements nécessaires pour démontrer le respect de la présente Entente. Sur demande, une fois par année, nous fournissons notre documentation de sécurité. Les audits sur place n’ont lieu que lorsque la loi applicable l’exige, moyennant un préavis raisonnable. Envoyez vos demandes à support@unifydesk.app.
10. Durée et suppression
À la fin du Service, nous supprimerons ou restituerons, au choix du Client, les Données personnelles et supprimerons les copies existantes, sauf si la loi applicable exige leur conservation.
La résiliation de l’abonnement et la suppression de l’organisation sont des actions distinctes. Les propriétaires de l’organisation peuvent demander une exportation des données ou la suppression de l’organisation dans Paramètres → Confidentialité et données. Adressez vos demandes de conservation et de suppression à support@unifydesk.app.
11. Modifications
Nous donnons un préavis d’au moins 30 jours par courriel avant toute modification importante de la présente Entente.
12. Nous joindre
Mirage Informatique Inc., 686, Grande Allée Est, bureau 147, Québec (Québec) G1R 2K5, Canada. Pour toute question sur la protection des renseignements personnels et le traitement des données, écrivez à support@unifydesk.app.