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Créer et envoyer une facture

Transformez du temps ou un devis accepté en facture, obtenez les approbations et recevez le paiement.

1. Vérifier les paramètres de facturation

   Sélectionnez l’espace. Dans Paramètres → Cet espace de travail → Factures et devis, vérifiez « Tax », « Billing defaults » et « Approval policy ». Vérifiez les tarifs dans « Time & expenses » avant de générer une facture à partir du temps enregistré.

2. Créer un brouillon à partir du temps

   Ouvrez Finances → « Invoices » et choisissez « Invoice from time ». Dans « Generate invoice from time », sélectionnez « Company », « Contract (optional) » au besoin, « Currency » et « Fallback hourly rate ». Définissez la période avec « From (optional) » et « To », puis choisissez « Create draft ».

   Bon à savoir : Seul le temps facturable admissible et non facturé est inclus; les entrées couvertes par un bloc prépayé sont exclues. L’approbation du temps est nécessaire si elle est activée. Il faut les permissions de création de facture, d’accès aux entreprises et au temps, et d’accès aux tarifs.

3. Ou créer un brouillon à partir d’un devis

   Dans Finances → « Quotes », ouvrez le devis et choisissez « Record acceptance » lorsque disponible. Dans « Record quote acceptance », remplissez « Customer name », cochez « I confirm the customer accepted this quote. », puis choisissez « Accept and create invoice ». Cette action enregistre l’acceptation par le personnel et crée un brouillon de facture; utilisez-la seulement après l’acceptation du client.

4. Vérifier et émettre

   Ouvrez le brouillon et vérifiez le client, la devise, les lignes, les taxes et la date d’échéance. Choisissez « Issue ». Si « Approval policy » exige une vérification, une personne autorisée utilise « Approve » avant que l’émission puisse être complétée.

   Bon à savoir : Une demande d’approbation ne signifie pas que la facture est émise. Vérifiez son statut avant de l’envoyer.

5. Envoyer la facture

   Sur la facture émise, choisissez « Send email ». Dans « Send invoice email », vérifiez le destinataire et choisissez « Send ». Consultez le statut et le solde de la facture lors du suivi.

6. Activer le paiement en ligne au besoin

   Dans Paramètres → Cet espace de travail → Intégrations, ouvrez « Stripe Connect » et choisissez « Connect » pour terminer la configuration du compte. Lorsque les paiements Stripe de l’espace et l’accès au portail sont configurés, les clients peuvent consulter les factures admissibles et utiliser Payer dans le portail.

   Bon à savoir : La configuration Stripe exige le propriétaire ou un administrateur de l’organisation et une connexion en deux étapes. Le paiement en ligne est offert seulement pour les factures admissibles avec un solde et une connexion de paiement fonctionnelle.

7. Utiliser une note de crédit pour un ajustement

   Ouvrez Finances → « Credit notes », puis « New credit note ». Remplissez le client, le montant, la devise et la raison, puis choisissez « Create draft ». Vérifiez la note et choisissez « Issue », puis « Apply credit » pour appliquer le crédit admissible à une facture impayée.

   Bon à savoir : Une note de crédit et un remboursement sont des actions distinctes. Créer un brouillon de note de crédit ne rembourse pas automatiquement un paiement Stripe.