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Connecter une boîte aux lettres

Connectez Microsoft 365 ou Google Workspace, importez les anciens messages et configurez le routage.

1. Vérifier la configuration du fournisseur

   Demandez à l’administrateur de vérifier Paramètres → Your company → Provider apps. Pour les identifiants propres à votre organisation, utilisez « Microsoft mailbox app » ou « Google app », suivez les instructions affichées, puis choisissez « Save credentials » et « Test ».

   Bon à savoir : Les identifiants Microsoft de l’organisation exigent le propriétaire ou un administrateur; seul le propriétaire peut modifier ceux de Google. Une application UnifyDesk configurée peut servir lorsque l’organisation n’a pas sa propre application.

2. Ajouter la boîte

   Sélectionnez l’espace, puis ouvrez Paramètres → Cet espace de travail → Boîte de réception de l’équipe → « Mailbox ». Dans « Mailboxes », remplissez « Mailbox email », choisissez « Microsoft 365 » ou « Gmail » dans « Mailbox provider », puis « Add mailbox ». « Gmail » est le libellé utilisé pour le courriel Google Workspace.

3. Accorder le consentement

   Connectez-vous au compte du fournisseur qui a accès à la boîte et vérifiez les permissions demandées. Le consentement autorise UnifyDesk à utiliser les fonctions choisies chez ce fournisseur. Si votre organisation Microsoft ou Google exige l’approbation d’un administrateur, faites approuver la demande avant de reconnecter la boîte.

   Bon à savoir : Le consentement du fournisseur et le rôle dans UnifyDesk sont des permissions distinctes. Annuler le consentement ne connecte pas la boîte. Utilisez « Reconnect » après avoir corrigé les accès ou la configuration.

4. Importer les anciens messages

   Pour une boîte active, choisissez « Last 2 weeks », « Last month », « Last 3 months », « Last year » ou « All available mail ». Choisissez « Import mail », puis « Check import » pour actualiser la progression. « Import history » affiche les tâches précédentes; « Cancel import » est disponible pendant qu’une tâche est en attente ou en cours.

   Bon à savoir : L’importation se fait en arrière-plan. La période choisie détermine les messages disponibles à demander; elle ne garantit pas que le fournisseur conserve les messages supprimés.

5. Configurer le routage et vérifier les messages

   Dans Boîte de réception de l’équipe → « Inbound routing », remplissez « New rule » : « Name », « Match type » et « Match value ». Au besoin, choisissez « Mailbox », « Category », « Priority », « Status » ou « Assign to member », puis « Create ». Utilisez « Routing teams » et « Assignment rules » pour l’assignation. Ouvrez Conversations pour vérifier les messages reçus et leur assignation.

   Bon à savoir : Les règles entrantes s’exécutent en ordre croissant. Pour chaque champ, la première règle correspondante qui lui attribue une valeur l’emporte. « Stop after this rule » ignore les règles suivantes après une correspondance.